Stěhování kanceláře zvládnete bez prostojů, když ho rozdělíte

Kancelář se nestěhuje jako byt. Lidé musí pracovat před přesunem i krátce po něm, servery a telefony nesmí vypadnout a klienti potřebují vědět, kde vás najdou. Rozdělením stěhování na několik týdnů a jasně určených odpovědností se prostoje zkrátí na hodiny. Následující kroky vedou od harmonogramu přes přípravu IT a nábytku až po první pracovní den v nových prostorách, takže stěhování nebude zastavovat provoz firmy.

Krok 1: harmonogram od data, kdy musíte vyklidit

Začněte tím, kdy končí nájem nebo kdy můžete vstoupit do nových prostor. Od těchto dat počítejte zpět. Plán rozdělte na přípravu, balení, přesun a rozjezd.

Určete člověka, který stěhování řídí. Nemusí to být ředitel, ale musí mít pravomoc rozhodovat. Každé oddělení pak jmenuje svého zástupce.

Pro přesun zvolte víkend nebo svátek, aby se omezil výpadek. Ověřte, zda lze v nové budově využít výtah a vjezd v daný čas. Dohodněte si podmínky s pronajímatelem.

Krok 2: IT, data a komunikace

Informační technologie jsou nejcitlivější část. Zálohujte data, zdokumentujte zapojení a naplánujte, kdy se server vypne a kdy znovu spustí. Nová lokalita potřebuje internet a rozvody předem.

Telefonní čísla a internetové připojení objednejte s předstihem, protože zřízení trvá. Zkontrolujte, zda přesun neovlivní smlouvy se službami. Zajistěte přesměrování hovorů.

Citlivé dokumenty a nosiče dat převážejte pod dohledem. Osobní údaje podléhají ochraně a při přepravě je třeba je zabezpečit. Určete, kdo odpovídá za jejich přesun.

Krok 3: inventura a třídění

Před balením projděte všechno vybavení. Co je zastaralé, poškozené nebo nepoužívané, vyřaďte. Archiv zredukujte podle zákonných lhůt.

Sepište inventární seznam. Každý kus nábytku a techniky má mít číslo a místo určení. Při přesunu pak snadno poznáte, co chybí.

Vyřazené věci prodejte, darujte nebo ekologicky zlikvidujte. Elektroodpad patří na sběrná místa. Dokumentujte likvidaci pro účetnictví.

Krok 4: označení a plán rozmístění

Nakreslete plán nových prostor s umístěním pracovních míst. Každému oddělení přidělte barvu a stejnou barvou označte krabice a nábytek. Nosiči se pak orientují bez dotazů.

Zaměstnanci si baví své stoly sami, s popisem jména a oddělení. Osobní věci ať si zabalí do označených krabic. Technika se balí odděleně.

Zkontrolujte rozměry dveří a výtahu pro velký nábytek. Plán trasy předem projděte. Pomůže to předejít uvíznutí uprostřed schodiště.

Krok 5: informování klientů a změna adres

Klienty a dodavatele informujte s předstihem, ideálně několik týdnů předem. Uveďte datum, novou adresu a případné změny kontaktů. Aktualizujte web, e-mailové podpisy a vizitky.

Změnu sídla firmy je třeba oznámit v rejstříku a na dalších úřadech. Lhůty a postupy si ověřte u příslušných institucí. Nezapomeňte na banku a pojišťovnu.

Po stěhování zajistěte přesměrování pošty. Některé zásilky doputují na starou adresu ještě měsíce. Nechte tam alespoň schránku.

Krok 6: den přesunu a bezpečnost práce

V den přesunu si zajistěte dohled na obou místech. Jeden člověk předává, druhý přijímá. Telefonicky se synchronizujte.

Nosiči musí dodržovat bezpečnost práce a zaměstnanci neprovádějí těžké práce. Pro přepravu těžkých věcí použijte vybavení. Zodpovědnost za bezpečnost se řídí předpisy.

Pojištění přepravy a odpovědnosti ověřte u dopravce. Cenné vybavení a techniku zdokumentujte fotografiemi před i po přesunu. Škody nahlaste ihned.

Krok 7: předání starých prostor a první den

Staré prostory předejte vyklizené, vyčištěné a s protokolem o stavu. Zapište stavy měřidel. Opravy a vrácení kauce se řeší podle smlouvy.

V nové kanceláři první den ověřte funkčnost sítě, telefonů, tiskáren a přístupových karet. Počítejte s tím, že se objeví drobné závady. Určete kontakt pro hlášení.

Za týden udělejte krátkou schůzku a probere, co nefunguje. Zpětná vazba pomůže doladit uspořádání. Nezapomeňte poděkovat týmu.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Státní úřad inspekce práce
• Úřad pro ochranu osobních údajů